KPI (Key Performance Indicator)
anahtar performans göstergeleri nedir?
Her kuruluşun genel hedeflerine ulaşmak için bireysel ve takım düzeyinde gerçekleştirilecek hedefleri vardır.
KPI’ın açılımı “Key Performance Indicator“ yani Türkçe anlamı ile “Anahtar / Temel Performans Göstergesi” demektir. Bu kavramı daha anlaşılır bir şekilde tanımlayacak olursak tek bir kelime yeterli olacaktır; HEDEF.
Hayatımızın her döneminde yeri olan hedeflerin, iş dünyasında daha “Profesyonel” adı KPI’dır. KPI’lar çoğu çalışanın korkulu rüyasıdır çünkü sene başında belirlenen hedeflerin, belirlenen süre sonunda gerçekleşmesi esastır. Hedefler gerçekleşmezse uyarılar, terfi olmamalar, motivasyon kayıpları derken liste uzar gider. Aslında KPI doğru belirlendiğinde çalışan için bir stres kaynağı olmaktan çıkıp eğlenceli bir yarışa dönüşebilir.
İş hayatında belirlenen yanlış KPI’lar neticesinde motivasyon düşer, konsantre bozulur, iş verimi düşer ve beraberinde mutsuzluk gelir. Bugün KPI uygulamasına baktığımızda aslında çalışanlar için bir baskı unsuru gibi gözükse de temelde daha iyi olma konusunda önemli bir fırsattır. Belirlenen KPI’lar ne kadar gerçekçi, ölçülebilir ve somut olursa başarı da bir o kadar kaçınılmaz olacaktır. KPI’ların pek çok faydası vardır. Gelin bu faydalara birlikte göz atalım.
KPI kısaca; Key Performance Indicator ya da Anahtar / Temel Performans Göstergesi bir tür performans ölçümüdür. KPI'lar, bir şirketin ya da bir şirketin projeleri, kampanyaları, ürün ya da hizmetleri ve benzeri ile ilgili etkinliklerinin gerçekleştirilmesinde sağlanan başarı derecesi hakkında bir veri oluşturur.
KPI'ın ÖNEMİ VE faydaları ;
İŞTE BU KISIM ÖNEMLİ !
- KPI’ın en büyük faydalarından biri çalışanın kendini geliştirmesidir.
- Hedefler, hep daha iyiye motive eder bu sayede çalışan kendini geliştirir ve hedefi tutturmak için başkasıyla değil aslında kendiyle yarışır.
- KPI aynı zamanda manevi bir haz duygusu yaşatır. Başarmış olmanın verdiği özgüven ileriki dönemlerde işe de olumlu yansır.
- KPI’ın tutturulması, çalışan için en büyük motivasyonlardan biridir aynı zamanda. Hedefler doğrultusunda yöneticiler çalışanlarını daha kolay takip edebilir haliyle performans değerlendirme süreci de daha iyi işler.
- KPI, kendi içinde bir düzen barındırır. Kurallar nettir, hedef bellidir. Bu sayede bu hedef doğrultusunda daha planlı bir çalışma gerçekleştirilir.
- KPI, firmaların iş geliştirmeleri için nelere ihtiyacı olduğunu göstermektedir.
- Firma hedeflerinin gerçekleşme olasılığı hakkında bilgi edinmeyi sağlamaktadır.
- KPI ile firmalar kendi başarılarını gözlemleyebilmekte ve firmanın geliştirilmesi gereken alanlarını kolay bir şekilde saptayarak harekete geçebilmektedir.
- Mevcut ve geçmiş performansın ölçümlerine dayanan iş başarılarını veya sorunlarını vurgulamanın yanı sıra, KPI'lar gelecekteki sonuçlara işaret edebilir.
- KPI daha önce verilen kararların doğruluk ve yanlışlığı hakkında sizlere bilgi verecek ve yeni alacağınız kararlarda yönünüzün belli olmasına olanak sağlayacaktır.
HEDEF KRİTERLERİ;
(S) Hedefler Özel Olmalıdır !
(M) Hedefe Giden Süreçleriniz Ölçülebilir Olmalıdır !
(A) Hedefler Ulaşılabilir Olmalıdır !
(R) Hedefler Kurumunuz İçin Gerçekçi Olmalıdır !
(T) Hedefe Ulaşırken Zaman Sınırı Olmalıdır !
KPI ÖRNEKLERİ
- Bilanço
- Gelir-gider Tabloları
- Finans tabloları
- Nakit Akış Tabloları
- Net Kar
- Gelir Artış Oranı
- Brüt kar marjı
- Operasyonel Nakit Akışı
- Cari İşlemler Alacakları
- Stok devri
- FAVÖK
- Satış Raporları
- Ziyaret Raporları
- Tahsilat Raporları
- Yeni Müşteri Oranı
- Satış Takibi İçin Harcanan Kaynak Saati
- Ortalama Dönüşüm Süresi
- Müşteri Memnuniyet Oranı
- Müşteri Şikayet Oranı
- Tekrar Eden Müşteri Oranı
- Müşteri Bağlılığı
- Pazar Payı Yüzdesi
- Net Destekçi Puanı
- Özlük Hakları Maliyetleri
- Çalışan Sirkülasyon Oranı
- Çalışan Memnuniyet Oranı
- Çalışan Başına Düşen Eğitim Saati
- Çalışan Devir Hızı
- Açık Pozisyonlara Yanıt Oranı
- Aylık Web Sitesi Trafiği
- Nitelikli Potansiyel Müşteri Sayısı
- Harekete Geçirici Mesaj İçeriği için Dönüşüm Oranı
- İlk 10 Arama Motoru Sonuçlarında Anahtar Kelimeler
- Bu Ay Yayınlanan Blog Yazıları
- Kazanılmış değer
- Maliyet farkı
- Program sapması
- Tamamlanacak tahmini
- Harcanan iş gücü / ay
- Harcanan para / ay
- Planlanan harcama / ay
- Planlanan insan gücü / ay
- Ortalama teslimat süresi
- Görevler / personel
- Proje mali yükü / Yatırım Getirisi (ROI)
- Planlanan teslimat tarihi ile fiili teslimat tarihi karşılaştırması
KPI OLUŞTURURKEN SORULMASI GEREKEN SORULAR ;
- Ne ölçülecek?
- Kaç tür sayısal değer kullanılacak? (zaman, sayı, para, … vb)
- Ne sıklıkla ölçülecek?
- Bu ölçümlerin hazırlanmasından kim / kimler sorumlu olacak?
- Ölçüm değerlerini hazırlamak ne karmaşıklıkta veya zorlukta olacak?
- Bu ölçümler nasıl basitleştirilecek? (Kaynaklar, dökümanlar, IT çözümleri vb)
- Sektörde kıyaslama yapılabilecek firmalar var mı?
- Bu değerler belirlenen stratejik hedeflerle uyumlu mu?
PEKİ KPI NASIL OLUŞTURULUR ?
Bir KPI yazarken veya geliştirirken, bu KPI’nın belirli bir iş sonucu veya hedefi ile nasıl ilişkili olduğunu göz önünde bulundurmanız gerekir. KPI’lar iş durumunuza göre özelleştirilmeli ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak şekilde geliştirilmelidir. KPI yazarken aşağıdaki adımları izleyin:
1) KPI'nız için net bir amaç yazın
KPI'nız için net bir amaç yazmak, KPI'ların geliştirilmesinin en önemli konularından biridir. Bir KPI'nın kilit bir iş hedefi ile yakından bağlantılı olması gerekir. Kuruluşun başarısına entegre olması gerekir.
Aksi halde, bir iş sonucunu ele almayan bir hedefi hedefliyorsunuzdur. Bu, en iyi ihtimalle, kuruluşunuz üzerinde etkisi olmayan bir hedefe doğru çalışıyor olduğunuz anlamına gelir. En kötüsü, işinizin başka yerlere en iyi şekilde yönlendirilebilecek zaman, para ve diğer kaynakları israf etmesine neden olacaktır.
KPI'lar isteğe bağlı sayılardan daha fazlası olmalı. Kuruluşunuzun ne yapmaya çalıştığı konusunda stratejik bir şeyler ifade etmeleri gerekir. Bir şirketin iş modeli hakkında KPI'larına bakarak çok fazla şey öğrenebilirsiniz.
2) KPI'nızı paydaşlarınızla paylaşın
Doğru şekilde iletişim kurmazsa, KPI'nız işe yaramaz. Çalışanlarınız - kuruluş vizyonunu yerine getirmekle görevli insanlar ne olduklarını bilmiyorlarsa hedefler koymanın ne anlamı kalıyor? KPI'nızı paylaşmamak, kuruluşunuzun hangi yöne yöneldiğini göremeyen çalışanlarınızı ve diğer paydaşları yabancılaştırmak ve sinirlendirmek riskini taşıyabilir.
KPI'ların etkili olması için bağlamlara ihtiyacı var. Bu sadece ne ölçtüğünüzü açıklamakla değil, neden ölçtüğünüzü açıklamakla başarılabilir. Aksi halde, sadece sizin veya çalışanlarınız için bir anlamı olmayan bir ekrandaki numaralardır.
Çalışanlarınıza neyi ölçtüğünüzü neden ölçtüğünüzü açıklayın. Neden bir KPI'ya diğerine karar verdiğinizle ilgili soruları yanıtlayın. Ve hepsinden önemlisi? Dinleyin. KPI'lar yanılmaz değildir. Çalışanlarınızı dinlemek, kuruluşunuzun temel hedeflerinin nerede uygun şekilde iletilmediğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
Ve kim bilir: Çalışanlarınız size KPI'larınızı nasıl geliştireceğiniz konusunda bazı fikirler bile verebilir.
3) KPI’yı haftalık veya aylık olarak gözden geçirin.
KPI'larınızı düzenli olarak kontrol etmek, bakım ve geliştirmeleri için esastır. Tüm KPI'lar başarılı değildir. Bazılarının ulaşılamayan hedefleri var olabilir. Bazıları, gerçekleştirmeleri beklenen temel iş hedefini takip etmekte başarısız olabilir. Sadece düzenli olarak kontrol ederek KPI'larınızı değiştirme zamanının gelip gelmediğine karar verebilirsiniz.
4) KPI'nın uygulanabilir olduğundan emin olun.
Senin yapma KPI eyleme beş adımlı bir işlemdir:
- İşletme hedeflerini gözden geçirin
- Mevcut performansınızı analiz edin
- Kısa ve uzun vadeli KPI hedefleri belirleyin
- Ekibinizle hedefleri inceleyin
- İlerlemeyi gözden geçirin ve yeniden ayarlayın
Bunun çoğunu çoktan geçtik, ancak hem kısa hem de uzun vadeli hedefler geliştirme ihtiyacına odaklanabilirsiniz.
Örneğin, yılın ilk çeyreğinde 1.500 bültene abone olmak istediğinizi varsayalım. Oraya ulaşmak için aylık, iki haftada bir veya hatta haftalık hedefler belirlemek isteyeceksiniz. Bu şekilde, uzun vadeli bir hedefe ulaşmak için yolunuzda gerekli olduğu sürece sürekli olarak yeniden değerlendirebilir ve değiştirebilirsiniz.
Hedefleri her aya göre eşit olarak bölebilirsiniz. Bu durumda Ocak ayında 500 abonelik, Şubat ayında 500, Mart ayında ise 500 abone olacaktır. Ancak, daha spesifik olmak isteyebilirsiniz. Ocak ve Mart aylarında Şubat ayından daha fazla gün vardır, bu yüzden belki de bu aylar için 600'lük bir hedef belirlemek isteyebilirsiniz. Veya belki de Şubat ayında genellikle daha fazla web sitesi trafiği elde edersiniz (belki de işletmeniz büyük bir ticari fuarda bulunur), bu nedenle o ay içinde 800 hedef belirlemeye karar verirsiniz.
Her ne ise, kısa vadeli hedefler belirlemek için KPI hedeflerinizi kırdığınızdan emin olun.
5) İşletmenizin değişen ihtiyaçlarına uyacak şekilde KPI'nızı geliştirin.
Hiç güncellenmeyen KPI'lar hızlı bir şekilde eski hale gelebilir.
Örneğin, kuruluşunuzun yakın zamanda yeni bir ürün hattı başlattığını veya yurt dışına açıldığını varsayalım. KPI'larınızı güncellemezseniz ekibiniz taktiksel veya stratejik yöndeki değişikliği yakalamayan hedefleri kovalamaya devam edecektir. Sonuçlarınıza göre, yüksek düzeyde performans göstermeye devam ettiğinizi düşünebilirsiniz.
KPI'larınızı aylık olarak (veya ideal olarak haftalık olarak) incelemek size ince ayar yapma veya tamamen değiştirme şansı verecektir. Aynı hedefe ulaşmanın yeni ve muhtemelen daha etkili yollarını bile bulabilirsiniz.
6) KPI'nın ulaşılabilir olduğunu görmek için kontrol edin
Takımınız için ulaşılabilir hedefler belirlemek esastır. Çok yüksek bir hedef, ekibinizin başlamadan önce bile pes etmesi riskini taşır.
7) KPI hedeflerinizi gerektiği gibi güncelleyin
KPI'lar statik değildir. Her zaman gerektiği gibi gelişmeleri, güncellemeleri ve değiştirmeleri gerekir. KPI'larınızı belirler ve unutursanız, artık işinizle ilgili olmayan hedefleri takip etme riskini alırsınız.
Yalnızca KPI'larınıza karşı nasıl performans gösterdiğinizi değil, aynı zamanda hangi KPI'ların tamamen değiştirilmesi veya çöpe atılması gerektiğini görmek için düzenli olarak kontrol etme alışkanlığı edinmelisiniz.
DİKKAT EDİLECEK UNSURLAR ;
Kurumsal performans ölçümünde önemli rol oynayan KPI’lar, kurumun hedef ve stratejileri ile uyumlu olarak belirlenen ve sayısal bir takım hedeflere ulaşma derecesini ölçen göstergelerdir. KPI sisteminin oluşturulma ve kullanılma aşamasında dikkat edilecek hususlar aşağıda belirtilmiştir;
- KPI’lar organizasyona ait çıktı ve sonuçların kritik noktalarına odaklanmalıdır.
- KPI sistemi yalnızca yönetilebilir ve sınırlı sayıda göstergeden oluşmalıdır. Aksi takdirde takibi zor bir sistem haline dönüşebilmektedir.
- KPI’ların sistematik kullanımı esastır.
- KPI’ların veri toplama evresi oldukça basit olacak şekilde tasarlanmalıdır.
- Performans ölçümünün etkili olabilmesi, organizasyonda yer alan kişiler tarafından anlaşılmalı, kabul edilmeli ve sahiplenilmesine bağlıdır.
- KPI sisteminin organizasyona ayak uydurabilmesi için zamanla değiştirilmesi ve geliştirilmesi gerekmektedir.
Öğrenen Organizasyon,
İnsan, yaşamda başarılı olmak için sürekli öğrenmek durumundadır ve yaşamın her anında öğrenme süreci devam eder. Birey öğrendikçe daha çok öğrenme ihtiyacı duyar. Bireylerin öğrenmesi, içinde bulunduğu topluluğun da öğrenmesine katkı sağlamaktadır. Bu durum “aynı amaca hizmet eden ve aralarında iş bölümü olan bir toplulukta gerçekleştiğinde bireysel öğrenme, organizasyonel ya da kurumsal öğrenmeye katkı sağlar” tanımlaması yapılmaktadır.
Kurumsal öğrenme, bilginin sağlanması, paylaşımı, yorumlanması, entegrasyonu ve kurumsallaştırılarak kurumsal hafızaya alınması için yapılan faaliyetlerdir. Kurumda öğrenmeyi teşvik eden bir kültür oluşturmak gerekir. Kurumsal öğrenme kültürü, kurumun performansını olumlu yönde etkiler.
Kurumsal öğrenmenin temel taşı bireysel öğrenmedir. Kurumsal öğrenme ve kurumsal öğrenme kültürü; özellikle çevre şartları dinamik ve değişim içinde olan organizasyonların rekabet ortamında daha güçlü olmasını ve değişen şartlara ayak uydurmasını sağlamaktadır. Tüm işletmelerin dinamik çevre şartlarının var olduğu düşünüldüğünde kurumsal öğrenmenin işletmeler için başarının anahtarı olduğu söylenebilir. Kurumsal öğrenme organizasyonlarda kolayca oluşturulacak bir faaliyet değildir. Öğrenen rolünü üslenen bireyler direnç gösterebilir.
Bu sebeple kurumsal öğrenme kurumun başka faaliyetleri içine yerleştirilmelidir. Çalışan zorlanmadan ve direnç gösteremeden kurumsal öğrenme faaliyetinin bir parçası olmasını sağlayacak sistem kurgulanmalıdır.
SONUÇ OLARAK;
Heinz Company’nin başkanı Anthony J. F. O’Reilly ile 1977 yılında yapılan bir röpartajda “Bilgi sistemleri ile ilgili beni etkileyen ilk şey, birinin çok fazla bilgi almasıdır. Bilgi patlaması, yöneticilerin anlaşılamayan ve çoğu alakasız büyük miktarda veri ile uğraşmasına neden olmaktadır.” tespitinde bulunmuştur. Günümüzde bilginin sınırsızca üretildiği dijital çağda ise mevcut veri hacmi katlanarak artmaktadır. Bu yapı içinde temel performans göstergeleri (KPI’lar), işletmelerin ve işletme yönetimlerinin ayrılmaz bir parçası olarak görülmektedir.
CPA Danışmanlık Hizmetlerinin tecrübesi ile firmanıza değer katabilmek için bize buradan ulaşabilirsiniz.